Mali mühür, tüzel kişiliklerin (şirketlerin) elektronik ortamda resmi işlemlerini güvenli ve yasal şekilde gerçekleştirmesini sağlayan dijital imzalama aracıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından zorunlu tutulan mali mühür; e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-SMM ve diğer e-Dönüşüm uygulamalarında kullanılmaktadır.
Tüzel kişiler için zorunludur
Elektronik belgelerin resmi geçerlilik kazanmasını sağlar
Belge bütünlüğü ve veri güvenliği sunar
E-Fatura ve diğer e-Dönüşüm süreçlerinde kimlik doğrulama yapar
Vergisel ve hukuki işlemlerde yasal kanıt niteliği taşır
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura
e-İrsaliye
e-Defter
e-SMM (Serbest Meslek Makbuzu)
e-Müstahsil Makbuzu
GİB ve e-Devlet entegrasyonları
Resmi elektronik belge imzalama işlemleri
Mali mühür → Şirketler (tüzel kişiler) içindir
E-İmza → Gerçek kişiler içindir
Şirketler, e-Dönüşüm sistemlerine geçerken mali mühür almak zorundadır
Şirket bilgileri hazırlanır
Mali mühür başvuru formu doldurulur
Sertifika süresi (1 yıl / 3 yıl) seçilir
USB veya kart tipi mali mühür teslim alınır
GİB sistemlerine entegrasyon yapılır
Kağıtsız ve hızlı işlem süreçleri
Düşük operasyon maliyeti
Yasal uyumluluk
7/24 dijital işlem imkânı
Zaman ve iş gücü tasarrufu
1 Yıl Mali Mühür
3 Yıl Mali Mühür (Avantajlı Paket)
Uzun süreli mali mühür seçenekleri, hem maliyet avantajı hem de kesintisiz kullanım sağlar.
Konunun detaylarına girmeden önce mali mühür ne demek, açıklamakta fayda bulunur. Mali mühür, şirket ya da kurumlar gibi tüzel kişilikler tarafından kullanılan ve elektronik belgelerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve yasal geçerliliğini sağlamak amacıyla geliştirilen dijital bir kimlik doğrulama aracıdır. Vergi beyannameleri, e-Faturalar ve e-Defter gibi mali belgelerin güvenli bir şekilde sunulmasını sağlayan mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından üretilir ve dağıtılır.
Mali mühür, elektronik belgelerin gerçekten ilgili tüzel kişi tarafından imzalandığını doğrular. Belgenin içeriğinde yapılan değişiklikleri önler ve sahteciliğe karşı koruma sağlar. Ayrıca, elektronik ortamda imzalanan belgelerin kağıt ortamındaki belgelerle aynı yasal geçerliliğe sahip olmasını temin eder. Mali mühür, vergi beyannameleri ve diğer mali belgelerin güvenli bir şekilde iletilmesini ve saklanmasını sağlar, böylece mali işlemlerde güvenliği ve yasal uyumu garanti eder.
Mali mühür kurumsal geçerliliği olan, kurumsal bir e-İmza çeşididir. Mali mühür; kullanım alanı ve özellikleri ile kurumun belirlenmiş olan yetkili kişilerin denetimi altında kullanılır ve bu kişilerin değişmesi durumunda kişisel bilgilerin GİB tarafından tespit edilen yöntemlerle bildirilmesi zorunluluğu olan bir mühürdür. Kurumsal geçerliliğini de bu özelliği sayesinde alır.
Öncelikle tüzel bir firma e-Fatura, e-Arşiv ya da e-Defter kullanıcısı olmak istiyorsa, mali mühür başvurusu yapmalıdır. Bunu temin etmek isteyen ve kart okuyucusu kullanacak olan firmalar, gerekli linkler üzerinden formu doldurarak sisteme giriş yapmalı ve mühür ücretini de Tübitak’a iletmelidir. Sonraki aşamada mühür ile e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter başvurusu yaparken firmayı sisteme tanımlamak amacıyla kullanılabilir. Böylece kurumunuzun bilgileri doğrulanır.
Mali mühür temin eden firmaların unutmaması gereken önemli nokta; mali mühür yenileme işleminin 3 senede bir yapılması gerektiğidir. Eğer, firma unvanında değişiklikler olmuş ise eski unvan üzerinden alınmış olan mali mührün geçerliliği kalmaz. Bu sebeple yeni unvanla tekrar başvuru süreci başlatılmalıdır. Mali mühre dair sertifika kullanımı ve yönetilmesi, akıllı kart ya da USB gibi cihazlara ve yazılıma erişim sağlamak için önceden mali mühür şifre oluşturma işleminin tamamlanmış olması gerekir.
Mali Mührün öncelikli olarak kullanım amacı; elektronik ortamda alışverişi yapılan belgelerin muhataplarına iletilmesi, alınması ve muhafaza edilmesi aşamasında güvenliğin ve gizliliğin sağlanmasıdır.
Mali mühür birçok alanda kullanılabilir. Özellikle de tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve firmalar tarafından e-Belge şeklinde düzenlenecek olan fatura ve diğer resmi evrakların kaynağının ve içeriğinin korunması amacıyla kullanılabilir.
Dijital mecralarda muhataplarına gönderilmesi ve elektronik ortamda muhafazası sırasında güvenliğinin sağlanması amacıyla da yaygın olarak kullanılır. Mali mühür sorgulama işlemi ile kimlik doğrulama, geçerlilik kontrolünü sağlama, yasal uyum, yenileme ve bakım süreçleri kontrol edilebilir.
Data transferlerinin güvenli olması e-Fatura uygulamaları için önemlidir. Bu yüzden, kaynağın inkar edilemezliği ve veri bütünlüğünün korunması amacı ile mali mühür kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Gerçek şahıslar e-İmza kullanma seçeneğini de tercih edebilir. Bundan dolayı da mali mühür olmaksızın e-Fatura düzenlenemez.
Mali mührün kullanım alanı; kurumun yetkili olarak bildirdiği şahıslardır. Eğer kurum içerisinde yetkili olan kişi ya da kişiler değişmiş ise yerine atanan yetkili ya da yetkililerin kısa sürede seçilip, yetkili birimlere bildirilmesi zorunludur.
Mali mühür almak için öncelikle şirketinizin ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri ve yetkili kişinin kimlik fotokopisi gibi belgeleri hazırlamanız gerekir. Ardından, Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMU SM) veya yetkili diğer sağlayıcıların web siteleri üzerinden mali mühür başvurusunda bulunabilirsiniz. Başvuru formunu doldururken şirket bilgileri ve yetkili kişinin bilgilerini girmelisiniz. Formu doldurduktan sonra belirlenen ücreti online olarak ödemeniz gerekmektedir. Başvurunuzu tamamladıktan sonra, ilgili kurum başvurunuzu inceler ve onaylar. Onay sürecinin ardından, mali mühür cihazınız belirttiğiniz adrese gönderilir.
Mali mühür, şirket ya da kurum gibi tüzel kişilikler tarafından vergi beyannameleri, e-Faturalar ve diğer resmi belgelerin doğruluğunu sağlamak için tercih edilirken, e-İmza bireysel kullanıcılar tarafından elektronik belgelerin hukuki geçerliliğini ve imzalayanın kimliğini doğrulamak için kullanılır. Mali mühür Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından kurumlar adına üretilirken, e-İmza Yetkili Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları (ESHS) tarafından bireyler adına üretilir.
Mali mühür sertifikası, şirketler ve kurumlar gibi tüzel kişiliklerin elektronik belgelerinin güvenliğini, bütünlüğünü ve yasal geçerliliğini sağlamak için kullanılan dijital bir doğrulama aracıdır. Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından üretilip dağıtılan bu sertifika, e-Fatura, e-Defter ve vergi beyannameleri gibi resmi elektronik belgelerin güvenli bir şekilde imzalanmasını mümkün kılar. Sertifika, akıllı kart veya USB cihazı aracılığıyla kullanılır ve özel yazılımlar yardımıyla elektronik belgelere dijital imza eklenmesini sağlar. Bu sayede, belgelerin sahtecilikten korunması ve güvenli iletimi sağlanmış olur.
Elektronik belge oluşturulduktan sonra mali mühür yazılımı, akıllı kart veya USB cihazı kullanılarak belge imzalanır ve dijital imza belgeye eklenir. İmzalanan belgeler, ilgili kurumlara elektronik olarak gönderilir, yasal olarak geçerli hale gelir ve güvenli bir şekilde saklanır. Ayrıca, mali mühür yazılımı ve sertifikalarının düzenli olarak güncellenmesi ve sertifikaların geçerlilik sürelerinin takip edilerek yenilenmesi gereklidir.
İşletmelerin en çok merak ettiği sorulardan biri “mali mühür ne kadar?” olmaktadır. Mali mühür fiyatları, sertifika sağlayıcısına, sertifikanın süresine ve donanım ile yazılım maliyetlerine göre değişiklik gösterebilir. Fiyatlar, aynı zamanda sertifikanın geçerlilik süresi, bakım ve yenileme ücretleri gibi faktörlere bağlı olarak değişir. Güncel fiyat bilgileri için Kamu Sertifikasyon Merkezi veya ilgili sertifika sağlayıcıları ile doğrudan iletişime geçilmesi tavsiye edilmektedir.
Mali mühür kurumsal geçerliliği olan, kurumsal bir e-imza çeşididir. Mali mühür; kullanım alanı ve özellikleri ile, kurumun belirlenmiş olan yetkili ya da yetkililerinin denetimi altında kullanılan; yetkili kişi ya da kişilerin değişmesi durumunda kişisel bilgilerin Başkanlıkça (Gelir İdaresi Başkanlığı) tespit edilen yöntemlerle bildirilmesi zorunluluğu olan bir mühürdür. Kurumsal geçerliliğini de işbu özelliği sayesinde alır.
Öncelikli olarak eğer tüzel bir firma e-Fatura, e-Arşiv ya da e-Defter kullanıcısı olmak istiyorsa, mali mühür başvurusu yapmalıdır. Mali mühür temin etmek isteyen ve kart okuyucusu isteyen firmalar, gerekli linkler üzerinden formu doldurarak sisteme giriş yapmalı ve mühür ücretini de Tübitak’a iletmelidir. Daha sonra mühür ile e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter başvurusu yaparken firmanızı sisteme tanımlamak amacıyla kullanabilirsiniz. Bu şekilde kurumunuzun bilgileri doğrulanmış olacaktır. Mali mühür temin eden firmaların unutmaması gereken öncelikli faktör; mali mühürlerin 3 senede bir yenilenmesi gerektiğidir. Firma unvanında değişiklikler olmuş ise eski unvan üzerinden alınmış olan mali mührün geçerliliği kalmaz. Bundan dolayı da yeni unvanla tekrar başvuru süreci başlatılmalıdır.
Mali Mührün öncelikli olarak kullanım amacı; elektronik ortamda alışverişi yapılan belgelerin muhataplarına iletilmesi, alınması ve muhafaza edilmesi aşamasında güvenliğin ve gizliliğin sağlanmasıdır.
Öncelikli olarak data transferlerinin güvenliği e-Fatura uygulamalarında oldukça önemlidir. Bundan dolayı da kaynağın inkar edilemezliği ve veri bütünlüğünün korunması amacı ile mali mühür kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Gerçek şahıslar e-İmza kullanma seçeneğini de tercih edebilir. Bundan dolayı da mali mühür olmaksızın e-Fatura düzenlenemez. Bu sebeple de mali mühür oldukça önem teşkil eder.
Mali mührün kullanım alanı, kurumun yetkili olarak bildirdiği şahıslardır. Eğer kurum içerisinde yetkili olan kişi ya da kişiler değişmiş ise yerine atanan yetkili ya da yetkililerin kısa sürede seçilip, yetkili birimlere bildirilmesi zorunludur.
